Microsoft Access 超初心者講座

それでは、最初にAccessの得意分野を見ていきましょう。
Excelを使える方達がほとんどかと思いますので、ここでは「Excelと比較してのAccessの得意分野」をお伝えします。

 

 

まず最初に・・・

�@大量のデータ処理に向いている

これについては、前回の「Accessを勉強するべき3つの理由」でもお伝えしました。
Excelでは関数の再計算といった時間のかかる処理も、Accessであれば処理速度がびっくりするくらい速いです。（シャア専用ザクと同じくらい速いです。
）
二つ目に…

�A処理方法を可視化しやすい

これも、前回の「Accessを勉強するべき3つの理由」でお伝えしました。
Excelで大量のデータ処理を実行する場合、複雑な「関数」や「VBA」で処理をする必要があります。
「関数」や「VBA」は、「専門知識」的なイメージがあるので、それを読み解くのが難しくなります。
しかし、Accessの場合、標準機能である「クエリ」などで処理を作成できるので、直感的に処理方法を理解しやすいです。
三つ目に…

�B処理手順の修正・追加をしやすい

「関数」や「VBA」は『文字での表現』のため、理解するのに時間がかかります。
昔は、コンピュータも『文字で動かしていた』のですが、それではわかりづらかったため、家庭まで普及しませんでした。
そこで、「アイコンをクリックして〜」というように直感的に使いやすくAppleがOSを改良して現在に至ります。
この例のように『文字では理解しづらい』のです。Accessは標準機能で処理の工程を作成することが出来るので、
修正・追加などのメンテナンスがしやすくなっています。

 

以上、ざっくりですがAccessの得意分野になります。

続いて、Excelと比較しての「Accessの不得意分野」をお伝えします。

 

 

最初が…

 

�@表やグラフを直感的に作成できない

Accessはデータ処理は得意ですが「表現」は不得意です。『レポート』という印刷レイアウトを考える機能はありますが、
Excelのような「きれいな表」を作成したりするのは、Excelと比較すれば不得意です。

 

二つ目に…

 

�A自由なレイアウトを簡単に作成できない

これは�@にも繋がりますが「定型処理」は得意ですが、イレギュラーの処理は苦手です。
1行空けてからデータを入れるとか、1列目を空けてデータを入れるとかそういったことが出来ません。
こういった「表現」や「直感」的な部分は、Excelが得意とする分野になります。

ここからは、Accessの得意分野・不得意分野を理解した上での「私流のAccess活用方法」になります。

 

 

私が数社で経験した事例は、
顧客管理や売上管理、経理システムといった基幹システムは存在していても、
各現場向けのデータを処理するためのシステムが存在していないということが多くありました。（システム部も手が回らない＞＜）
そのため、この図のように、基幹システムからダウンロードした大量のデータを「すべて」Excelで処理をするため非常に時間がかかる・・・という状態が多くありました。
現場の方はシステム屋さんではないので、経験上「操作を知っているExcel」でなんでもかんでも処理しようと努力をしてしまうのです＞＜

 

 

以上の点を踏まえてのAccessの活用方法は「データ処理を担当するのが良い」となります。
何度も言いますが、大量のデータを扱えますし、処理速度も断然Excelより速いです。
正直、私流といったところで、たくさんの方が実践している方法になりますが、

 

先ほどの「データ処理の箇所」をAccessに担当してもらうのです。
これに変更するだけで、Excelでは長かった作業時間も
大幅に短縮することができます。

 

これが、事務処理現場での理想形であると私は考えます。

Accessは、データベースソフトです。もちろんデータベースを理解することは簡単ではありません。
しかし…

 

 

データベースの仕組みを理解しなくとも「データ処理ならAccess」という考え方を自分自身に入れることによりAccessを有効活用出来ます。
この講座では、機能の話ではなく「どのように使うことが出来るか」を中心に進めていきます。

 

Accessを使わないなんてもったいない！
Accessは、けしてモビルスーツの足ではありません。（偉い人にはそれがわからんのです。）

 

適材適所でExcelとAccessには働いてもらい、
効率の良い残業をしない仕事をしていきましょう！

 

今回は以上となります。
また、第3回でお会いしましょう♪