Microsoft Access 超初心者講座

Access初心者講座を開催するに至った経緯をお話しします。

 

「新型コロナウィルス」の猛威は衰えを知らず、政府は可能な限り「テレワーク」を推奨しています。
テレワークは実物を扱わない「データを扱う仕事」であれば対応可能です。この動画をご覧になっている方は「事務処理に携わる方たち」が多く、「Excel」でお仕事をされている方も多いと思います。そこで、私は声を大にして言いたい！！
いつまでそのデータ処理をExcelでやるのですか？と。

 

けして、Excelの使用を否定するわけではありません。
ただ、「そのExcelでの処理、Accessなら簡単で早く終わらせることが出来る」ということです。
「ExcelとAccessには、それぞれの「得意分野」があり、なんでもExcelにやらせるのはいかがなものですか？」ということです。

 

Excelは、本当に便利なソフトです。本来は表計算ソフトであるにも関わらず、セルを細かく区切られた方眼紙のようにされ、それを使用した業務日報なども見たことあります。本来の役割を超えたことが出来るわけですから、なんでもExcelに頼ってしまうのは仕方ありません。

 

しかし、先ほども言いましたように
「ExcelとAccessには、それぞれの「得意分野」があります。アプリも適材適所で使い分けが必要です。

 

そこで私は、今までのような「なんでもExcel」から脱却し、効率よく仕事を進め、作業時間を短縮し、ワークライフバランスを整えてほしいと思い、今回、超初心者講座を開講して「いい意味で仕事で手抜きをしてもらいたい！」と思った次第です。

ここからは「Accessを勉強するべき3つの理由」を説明していきましょう！
まず一つ目は「�@Excelよりデータ処理が断然速い！」です。

 

このような経験はないでしょうか？
そう！Excelで再計算を押したら（応答なし）となって画面が真っ白になった！！という現象です。
私は、勝手にこの現象を「ホワイトアウト」と言っています。

 

このホワイトアウトの原因は様々ですが、代表的なものとして「大量のデータ処理を行っている最中」があります。
私の経験上、Excelでは約50,000レコードを超えると「普通の機能での処理」ではホワイトアウトが起こり、
この現象を改善するにはVBAでしっかりと学習しなければ太刀打ち出来ないという感じでした。
しかし、Accessならば「標準機能だけで処理速度が高い」ので、このようなホワイトアウトが起きることは滅多にありません。
これだけでも、本当に有難いことです（T_T）

 

やはりイメージカラーが「赤色」というのは3倍のスピードで対応できるということでしょうか…

二つ目が
Accessの標準機能「だけ」で処理を可視化しやすい

 

Excelでは、標準機能以外で独自のデータ処理を行うなら
「関数」を最初に学習します。
それでもデータ処理対応が難しい場合は、VBAへとステップアップします。
関数は短い命令ですからVBAよりは容易ですが、
それなりの「コツ」が必要になります。
そして、二つに共通する特徴は「命令が文字で書かれている」ということです。
この「命令が文字で書かれている」というだけで拒否反応を起こす方は非常に多いです。
しかし、AccessならExcelでは難しかったデータ処理が「標準機能の組み合わせ」だけで実現できることが多いです。

 

たとえば、ExcelのVLOOKUP関数も、Accessであれば「アイコンをクリックして、ドラッグするだけ」というような
「標準機能だけ」で表現できます。

 

標準機能だろうが、VBAだろうが「やっていることは一緒」ですから、ただの「表現方法の違い」なのですが、
苦手な人は「長い関数」や「プログラム」を見ると『拒否反応』を起こします。

 

VBAを使用したExcelファイルがあったとしても、その作成者が退社すると使えなくなるExcelファイルが存在します。
そういった事態にならないためにも、VBAを使いこなせる人を複数人確保する必要があります。
VBAなどは専門的な話になりますが、同じ学習でも「標準機能を使いこなすだけ」なら多くの人が理解しやすいです。

 

こういった「引継ぎ問題」もAccessを利用することにより永続的に利用できるようになる可能性が高まると私は考えています。

最後の三つ目が

 

Accessを使える人は重宝される

 

 

重ねてになりますが、Accessは
「データ処理速度が断然速い」です。

 

そのため、Accessを知らない職場の人たちにこの処理速度と
手軽さを見せると、自動的に「データ処理がとても速い人」という立ち位置が出来上がり重宝されることになります。

 

Excelは、データ処理よりも「処理結果の見た目を修飾する」こと、見やすくすることが得意です。
冷静に考えてみてください。
Excelで仕事をするとき、「データ処理作業」と「データを見やすくする作業」のどちらの比率が高いでしょうか？
私の感覚では「データ処理作業の比率が高い」です。

 

私は会社員として数社お世話になりましたが、どこの会社でもExcel処理からAccess処理へ移行することにより、
自身の立ち位置を確立することが出来ました。もちろんExcelのVBAも素晴らしいですが、Accessも間違いなく職場のデータ処理に「革命」をもたらします。
データ処理を行う際に、Accessの性能を知ってからはExcelで行おうとは思わなくなります。
それほど、データ処理が「ラクに出来る」ようになるのです。

 

もちろんアプリケーションの性能の違いが、データ処理速度の決定的差ではないですが、効率的な方法があり、それがすぐに使える環境にあるのならば、即座に乗り換えるべきなのです。